Alle reden von KI. Und wo fängt man an?
Viele Angebote, viele Versprechen, aber keine Grundlage für die Entscheidung, ob und wo sich das für Ihren Betrieb überhaupt lohnt.
Die Frage wird meist falsch gestellt
Die häufigste Frage in Betrieben lautet, was man mit KI machen könnte. Das ist die falsche Reihenfolge. Sie führt dazu, dass ein Werkzeug gesucht wird, für das danach ein Problem gefunden werden muss. So entstehen Projekte, die technisch funktionieren und trotzdem nichts bringen.
Die richtige Frage lautet: Welche Arbeit kostet uns regelmäßig Zeit, ohne dass dabei jemand etwas entscheidet, und ist sie gleichförmig genug, damit sich der Aufwand lohnt? Erst wenn Sie diese Stellen kennen, lohnt sich der Blick auf die Werkzeuge. Manchmal ist die Antwort dann tatsächlich KI. Oft ist es eine Schnittstelle, eine Vorlage oder eine Einstellung in einer Software, die Sie längst bezahlen.
Das ist kein Argument gegen KI. Es ist ein Argument dafür, sie an der richtigen Stelle einzusetzen, statt an der auffälligsten.
Was realistisch geht
Ohne Marketingsprache, sortiert nach dem, was in einem Betrieb Ihrer Größe tatsächlich funktioniert.
Sprache und Text
Entwürfe schreiben, lange Dokumente zusammenfassen, Angebote und Standardschreiben vorbereiten, Protokolle aus Besprechungsnotizen erstellen. Der Nutzen ist hoch, weil der Einstieg klein ist und Fehler sofort auffallen. Ein Mensch liest ohnehin gegen.
Erkennen und Einsortieren
Rechnungen auslesen, Belege den richtigen Kategorien zuordnen, Mails vorsortieren. Der Nutzen ist hoch, aber nur bei ausreichender Menge. Unter etwa fünfzig gleichartigen Vorgängen im Monat lohnt sich die Einrichtung selten.
Auskunft geben
Chatbots auf der Website, interne Suche über eigene Dokumente, Antworten auf wiederkehrende Kundenfragen. Der Nutzen ist mittel und hängt daran, ob Ihre Unterlagen gepflegt sind. Auf einer schlecht gepflegten Wissensbasis erzeugt ein Chatbot schlechte Auskünfte, nur schneller als vorher.
Was KI nicht kann
Verantwortung übernehmen. Für jede Ausgabe haftet weiterhin Ihr Betrieb.
Unordnung reparieren. Wenn Ihre Daten widersprüchlich sind, werden die Antworten widersprüchlich. Zuverlässig und schnell.
Aus wenigen Fällen lernen. Für Vorhersagen braucht es Datenmengen, die die meisten Betriebe Ihrer Größe nicht haben.
Entscheiden, was Ihr Betrieb tun soll. Das bleibt Ihre Aufgabe.
Warum die Demo beim Anbieter nichts beweist
Jeder Anbieter zeigt Ihnen ein Werkzeug, das funktioniert. In der Demo funktioniert es auch tatsächlich. Nur beweist das über Ihren Betrieb genau nichts.
Die Vorführung läuft auf den Daten des Anbieters. Sauber aufbereitet, einheitlich benannt, ohne die Sonderfälle, die bei Ihnen den Alltag ausmachen. Zwei Betriebe derselben Branche und Größe können mit demselben Werkzeug vollkommen unterschiedliche Ergebnisse bekommen. Der Unterschied liegt fast nie am Werkzeug. Er liegt an den Daten.
Bevor Sie kaufen, verlangen Sie deshalb einen Probelauf mit Ihren eigenen Daten.
1. Fünfzig bis hundert echte Fälle
Nehmen Sie sie aus Ihrem eigenen Betrieb, auch die schwierigen. Wer nur die einfachen Fälle testet, testet die Demo nach.
2. Ein festgelegtes Ziel
Legen Sie vorher fest, was ein gutes Ergebnis wäre. Eine Zahl, kein Gefühl.
3. Der Vergleich mit heute
Vergleichen Sie nicht mit der Idealvorstellung, sondern mit dem heutigen Zustand.
4. Die Kostenfrage vorab
Klären Sie schriftlich, wer den Aufwand für die Datenaufbereitung trägt und was er kostet. Das ist oft der größere Posten, nicht die Lizenz.
Wenn ein Anbieter einen solchen Probelauf nicht anbietet oder ihn als unnötig abtut, ist das bereits die Antwort auf Ihre Frage.
Die vier Fragen vor jeder Investition
1. Welches Problem lösen wir, und woran messen wir das?
Nennen Sie eine Zahl, bevor Sie beginnen, etwa gesparte Stunden pro Woche oder eine Fehlerquote. Ohne Ausgangswert lässt sich hinterher nicht sagen, ob es etwas gebracht hat.
2. Wo laufen unsere Daten hin?
Klären Sie, in welchem Land die Daten liegen und ob sie zum Training verwendet werden. Für viele Anwendungen gibt es Varianten, bei denen die Daten in der EU bleiben.
3. Wer bedient das später, und wer merkt es, wenn es falsch läuft?
Jedes System braucht eine zuständige Person und einen Kontrollpunkt. Ohne beides läuft ein Werkzeug entweder gar nicht oder unbemerkt falsch.
4. Was passiert, wenn wir es wieder abschalten?
Prüfen Sie, ob Sie Ihre Daten mitnehmen können und ob der Ablauf notfalls auch ohne das Werkzeug funktioniert. Das entscheidet über die Kosten eines späteren Wechsels.
Zur Rechtslage: Der EU AI Act gilt auch für kleine Betriebe, die meisten Anwendungen in einem Betrieb Ihrer Größe fallen aber in die unauffälligen Kategorien. Wer mit einem Chatbot spricht, muss erkennen können, dass kein Mensch antwortet, alles Weitere dazu kläre ich gern im persönlichen Gespräch.
So geht es weiter
Sie müssen sich jetzt nicht festlegen.
Alle Kapitel im Detail, samt der fünf Merkmale für einen guten Anwendungsfall. Kein Formular, kein Postfach nötig.
Oder direkt reden: 30 Minuten, kostenlos.
Wir schauen uns Ihre Situation an, und ich sage Ihnen ehrlich, ob und wo sich das für Sie lohnt. Auch dann, wenn die Antwort lautet, dass Sie gerade etwas anderes brauchen.
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Marvin Ritter, BSc Wirtschaftsinformatik, ITIL Foundation. Über acht Jahre Business-IT als Techniker, in der IT-Leitung und als Berater. Edlerritter IT-Consulting, Graz. Stand: August 2026. Keine Rechtsberatung.