Die Software läuft. Nur arbeitet keiner damit.
Ein Teil des Teams arbeitet mit dem neuen System. Ein Teil mit der alten Excel-Liste. Ein Teil mit beidem. Die Zahlen stimmen nirgends, und die Schulung liegt schon Monate zurück.
Warum das passiert
Der Ablauf ist in fast jedem Betrieb derselbe, und er ist an keiner Stelle böswillig. Die Geschäftsführung erkennt ein Problem, holt Angebote ein, entscheidet sich. Es gibt einen Einführungstermin und eine Schulung. Alle nicken.
Nach der Einführung passiert oft: nichts. Ein Teil des Teams kehrt zur alten Liste zurück, kaum dass die Schulung vorbei ist. Wer nachfragt, hört Sätze wie „das dauert damit länger“ oder „das kann das System nicht“. Die Geschäftsführung hält das für Bequemlichkeit, das Team hält die Geschäftsführung für ahnungslos. Beide haben ein Stück weit recht, und genau darüber redet niemand.
Der wichtigste Satz auf dieser Seite: Das System ist nicht an der Technik gescheitert. Es ist daran gescheitert, dass die Menschen, die damit arbeiten sollen, keinen Anlass hatten, es zu wollen.
Ob jemand ein System annimmt, hängt vor allem an zwei Fragen. Bringt mir das etwas, an meinem Arbeitstag, nicht dem Unternehmen. Und komme ich damit zurecht, ohne mich beim ersten Versuch dumm vorzukommen. Beides ist Wahrnehmung, keine Tatsache, und sie entsteht lange vor der Schulung, nämlich in dem Moment, in dem jemand zum ersten Mal davon hört: gefragt oder informiert.
Wer mitgestalten darf, verteidigt das Ergebnis.
Wer es vorgesetzt bekommt, sucht Umwege.
Widerstand ist eine Information
Der zweite Denkfehler, gleich nach „das stellt sich nur an“, ist der Versuch, Widerstand wegzuargumentieren. Widerstand ist selten Bequemlichkeit. Er ist ein Hinweis auf etwas Konkretes, das im neuen Ablauf nicht bedacht wurde, und die Person, die sich am lautesten wehrt, kennt diesen Ablauf oft am besten.
Die letzte Zeile ist die gefährlichste, wer schweigt, hat sich schon entschieden. Sammeln Sie diese Sätze, statt sie zu widerlegen. Jeder davon ist eine Anforderung, die sich vor der Einführung günstig lösen lässt und danach teuer.
Die fünf Momente, in denen es sich entscheidet
Akzeptanz entsteht nicht bei der Schulung, sondern an fünf früheren Punkten. Ein Teil davon lässt sich auch jetzt noch nachholen.
Moment 1: Bevor überhaupt gesucht wird
Wer den Ablauf täglich ausführt, sollte gefragt werden, bevor irgendjemand ein Angebot einholt.
Moment 2: Bei der Auswahl
Mindestens eine Person, die später damit arbeitet, gehört mit kritischem Auftrag in die Demo.
Moment 3: Bevor eingeführt wird
Was sich ändert und was wegfällt, gehört offen gesagt, auch das Unangenehme.
Moment 4: Bei der Einführung
Ein bis zwei Personen aus dem Team werden zur ersten Anlaufstelle für Fragen, nicht die Geschäftsführung.
Moment 5: In den ersten Wochen danach
Nachfragen, was nervt, und mindestens eine Rückmeldung sichtbar umsetzen.
Wie ich da vorgehe
Wenn das System schon eingeführt ist und trotzdem umgangen wird, schaue ich mir zuerst an, wie ein Vorgang bei Ihnen tatsächlich abläuft, vom ersten Kontakt bis zur Rechnung. Nicht wie er laufen sollte. Die Umwege sind dabei nicht das Problem, sie sind die Diagnose.
Dann höre ich zu, ohne zu verteidigen, und wir reparieren eine Sache, sichtbar, auch wenn sie klein ist. Erst danach reden wir über Verbindlichkeit, in dieser Reihenfolge, nie umgekehrt. Ein System, das nach einigen Monaten wiederbelebt wird, ist fast immer billiger als ein neues.
Am Ende steht ein Maßnahmenplan: was sich als Erstes ändert, wer als Erstes mitreden darf, und woran Sie in drei Monaten merken, ob es wirkt. Der Zusammenhang zwischen der Einbindung von Mitarbeitenden und erfolgreicher IT-Einführung war das Thema meiner Bachelorarbeit in Wirtschaftsinformatik, nicht nur eine Meinung, die ich mir zurechtgelegt habe. Mehr dazu unter Über mich.
So geht es weiter
Beides kostenlos, beides unverbindlich. Sie entscheiden, wie viel Tempo Sie wollen.
Weg A: Erst selbst nachlesen
Der Leitfaden zeigt die fünf Momente ausführlich, samt Selbsttest mit zehn Fragen. Elf Seiten, kein Verkaufsprospekt, keine E-Mail-Adresse nötig.
Weg B: Direkt reden
Dreißig Minuten, kostenlos. Am Ende wissen Sie, ob und wie ich helfen kann.
Weiterführend
- Wenn Sie es strukturiert aufgenommen haben wollen: die IT-Standortbestimmung
- Läuft daneben auch zu viel per Hand? Bei uns läuft zu viel per Hand
- Steht zusätzlich die Frage nach KI im Raum? Alle reden von KI, wir wissen nicht, wo anfangen
Ein kostenloses Erstgespräch, 30 Minuten.
Wir schauen uns Ihre Situation an, und ich sage Ihnen ehrlich, ob und wie ich helfen kann. Wenn nicht, sage ich Ihnen auch das.
Marvin Ritter, BSc Wirtschaftsinformatik, ITIL Foundation. Über acht Jahre Business-IT als Techniker, in der IT-Leitung und als Berater. Edlerritter IT-Consulting, Graz. IT-Beratung für kleine und mittlere Unternehmen in der Steiermark und österreichweit. Dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle Beratung. Alle Angaben nach bestem Wissen, ohne Gewähr.