Bei uns läuft zu viel per Hand.
Dieselben Daten dreimal eintippen. Excel-Listen, ohne die nichts funktioniert. Abläufe, die nur eine Person beherrscht. Und niemand kann sagen, wie viel Zeit das eigentlich kostet.
Warum das passiert
Doppelarbeit ist fast nie ein Zeichen von Nachlässigkeit. Sie entsteht aus einer vernünftigen Abfolge vernünftiger Entscheidungen.
Ein Buchhaltungsprogramm, weil die Steuerberaterin es empfiehlt. Zwei Jahre später eine Website von einer Agentur. Dann ein Warenwirtschaftssystem, weil das Lager unübersichtlich wurde. Dazwischen Excel-Listen, weil eines der Systeme etwas nicht kann.
Jede Entscheidung war für sich richtig. Das Problem entsteht dazwischen: Kein System weiß etwas von den anderen. Also übernimmt ein Mensch die Verbindung. Und dieser Mensch tippt ab.
Doppelarbeit fällt nie auf, weil sie nie an einer Stelle passiert.
Zwei Minuten hier, fünf Minuten dort. Man findet sie nur, wenn man gezielt sucht.
Drei Fragen, bevor Sie etwas anschaffen
Der teuerste Fehler ist, Software zu kaufen, bevor der Ablauf geklärt ist. Neue Software auf einen ungeklärten Ablauf gelegt macht das Problem nicht kleiner, sondern schneller.
1. Wo entsteht diese Information zum ersten Mal?
Jede Information hat einen Ursprung. Wenn Sie den nicht benennen können, wird jedes System sie erneut erfassen.
2. Wer darf sie ändern?
Wenn drei Personen dieselbe Angabe an drei Orten ändern dürfen, entstehen drei Wahrheiten.
3. Was fällt weg?
Wenn nach der Einführung niemand weniger Arbeit hat, war es keine Verbesserung, sondern eine Zusatzaufgabe. Genau daran scheitern die meisten Projekte.
Was Sie das kostet
Rechnen Sie es für sich nach. Drei Personen, je 25 Minuten am Tag durch Mehrfacherfassung, Suchen und Nachfragen. Klingt nach wenig.
| 3 Personen × 25 Minuten × 220 Arbeitstage | 16.500 Minuten |
|---|---|
| entspricht | 275 Arbeitsstunden im Jahr |
| bei Vollkosten von 45 € pro Stunde | rund 12.400 € im Jahr |
Das ist eine dreiviertel Stelle, verteilt auf lauter kleine Momente.
Die Zahl ist kein Einsparungsversprechen. Kein Betrieb holt sich die vollen 275 Stunden zurück. Aber sie zeigt, was eine Verbesserung wert sein darf.
Wie ich da vorgehe
Ich schaue mir an, wie ein Auftrag bei Ihnen tatsächlich durchläuft. Vom ersten Kontakt bis zur Rechnung. Nicht wie er laufen sollte, sondern wie er wirklich läuft, samt Umwegen.
Daraus wird ein Maßnahmenplan mit Reihenfolge, Aufwänden und Kostenrahmen. Und in dem steht auch, was Sie nicht brauchen.
So geht es weiter
Erst einmal selbst nachsehen
Der Leitfaden zeigt die fünf Stellen, an denen Doppelarbeit fast immer entsteht, samt Selbsttest mit zehn Fragen. Zehn Seiten, kostenlos, kein Verkaufsprospekt. Sie brauchen dafür keine E-Mail-Adresse anzugeben.
Oder direkt reden
30 Minuten, kostenlos. Am Ende wissen Sie, ob es passt.
Marvin Ritter, BSc Wirtschaftsinformatik, ITIL Foundation. Über acht Jahre Business-IT als Techniker, in der IT-Leitung und als Berater. Dieser Text ersetzt keine individuelle Beratung.